Sind Sie auf der Suche nach den besten Tools für die Online Team-Arbeit während dieser globalen Pandemie? Das muss eine Herausforderung sein, denn wir arbeiten alle von zu Hause aus. Wir haben jedoch das Glück, dass wir in einem Zeitalter unglaublicher Kommunikationstechnologien alle zusammenarbeiten können.
Wenn Ihre Organisation keine Erfahrung mit der Verwaltung eines Remote-Teams hat, kann die Zusammenarbeit im Remote-Team schwierig sein. Es ist eine Sache, wenn ab und zu ein paar Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten, aber die Umwandlung einer ganzen Belegschaft von einem internen in ein externes Team erfordert eine sorgfältige Vorausplanung.
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Bevor wir uns mit der Frage befassen, wie Sie diese Technologie nutzen können, um die Produktivität zu steigern, während Sie vom Büro entfernt sind, sollten wir einen Schritt zurücktreten und überlegen, warum eine Zusammenarbeit unerlässlich ist. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter weltweit tätigen Arbeitnehmern stellte Slack fest, dass die Kernmerkmale positiver Team-Arbeit sind:
- Transparenz
- Klare Verantwortlichkeiten
- Vertrauen
- Kommunikation
Was ist ein Tool für die Online-Team-Arbeit?
Ein Online-Zusammenarbeitstool ist eine Plattform, die es einem Team ermöglicht, in einer digitalen Umgebung zusammenzuarbeiten und zu arbeiten. Ein Beispiel für ein erfolgreiches Kollaborationstool ist dasjenige, das einfach einzurichten und zu benutzen ist. Außerdem muss es extrem sicher sein und die Möglichkeit bieten, textlich und visuell zu kommunizieren.
In diesem Artikel werden wir die besten Online-Kollaborationssoftwarefunktionen für ihr Team untersuchen.
1. Kick-off-Projekte mit Videoanrufen
Was macht eine hochwertige Videokonferenzanwendung aus? Hochwertige Videokonferenzsoftware muss mehr leisten, als der Welt Gesichter zu zeigen. Sie wird zum Beispiel für eine Vielzahl von Anwendungsfällen eingesetzt, sei es für ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen oder eine Präsentation mit dem gesamten Team.
Eine gute Videokonferenz-App ist diejenige, die es einfach macht, einen Besprechungslink oder Einwahlnummern zu erstellen, sie mit anderen zu teilen und im Laufe der Besprechung weitere Personen hinzuzufügen. Sie sollte auch Funktionen bieten, die Kooperationsaktivitäten wie Bildschirmfreigabe, Live-Chat Anmerkungen oder White-Boarding ermöglichen.
Diese Funktionen sind unerlässlich, um Ihre virtuellen Besprechungen so produktiv zu gestalten, wie sie es persönlich wären; daher haben wir nur Apps aufgenommen, die diese Funktionen unterstützen.
Gleichzeitig sollte eine ausgezeichnete Konferenzanwendung zuverlässig sein, d.h. sie sollte durchgehend klare Anrufe ermöglichen, die normalerweise nicht abstürzen oder rau werden. Während einige Apps für kleinere Personengruppen besser geeignet sind, haben wir einige leistungsstarke Tools zusammengestellt, die Videoanrufe auch für größere Gruppen zuverlässig verarbeiten können:
- Zoom
- Google Meet
- Cisco-Webex-Treffen
- GoToMeeting
2. Ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Projekten
Ein großartiges Kollaborationswerkzeug wie Asana, Trello oder Jira ermöglicht den Benutzern eine mühelose Koordination durch Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben. Für relativ einfache Projekte funktioniert Trello am besten. Es eignet sich hervorragend für die Erstellung von Kalendern und Tafeln, in denen Benutzer Aufgaben entsprechend ihrem Status schnell verschieben können. Wenn es sich um ein komplexes Projekt handelt, das sich über mehrere Teams und vielleicht sogar andere Projekte erstreckt, bietet JIRA robuste Funktionen zur Verfolgung von Tickets, zur Zuweisung und zum Workflow.
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Wir haben einige wichtige Tools für die Projektzusammenarbeit zusammengestellt, die Ihnen helfen können, Ihre Team-Arbeit zu verstärken:
- Asana
- Slack
- Trello
- Doodle
3. Debatte über die täglichen Aufgaben
Chat-Anwendungen wie Slack und Microsoft Teams sind oft die beste Möglichkeit, über direkte Nachrichten zu kommunizieren. DMs machen den Großteil der Team-Arbeit aus.
Diese Chat-Apps eignen sich auch hervorragend für die Einrichtung spezifischer Projektkanäle, in denen Interessenvertreter und Projektmitglieder projektbezogene Diskussionen führen können. Diese wichtige Funktion hilft den Benutzern, automatisch eine Aufzeichnung von Debatten und Entscheidungen in einem leicht zugänglichen Archiv zu haben.
Hier sind ein paar Beispiele:
- Microsoft-Teams
- HeySpace
- Zoho Connect
4. Zusammenarbeit bei E-Mails, Kopie & Design
Wenn Benutzer Feedback und Vorschläge zu Text, Design und anderen Elementen von E-Mail-Kampagnen benötigen, ist ein zentraler Knotenpunkt des Workflows für eine präzise Team-Arbeit unerlässlich. Die E-Mail-Produktionsplattform bietet einen Drag & Drop-E-Mail-Builder, Versionskontrolle und die Möglichkeit, Feedback zu erstellen und durch kommentierte Kommentare zu beantworten.
Es ist einfach, das Feedback zu Ihrer E-Mail-Kampagne von Marketing, Textern, Managern und anderen Beteiligten auf einer einzigen Plattform auszutauschen. Solche Plattformen tragen dazu bei, den Genehmigungs-Workflow zu rationalisieren, so dass nichts durch die Produktion gelangt, ohne dass sich die richtigen Personen abmelden, was für Teams unabdingbar ist, unabhängig davon, ob sie aus der Ferne arbeiten. Einige unserer bevorzugten E-Mail-Builder sind :
- Mailchimp
- Moonsend
5. Wählen Sie Ihr Tool mit Bedacht
Es ist wichtig, die Möglichkeiten der Verwendung der richtigen Software-Tools zu verstehen, da sie einen bedeutenden Projektlebenszyklus verändern können.
Nehmen wir an, Ihr Team arbeitet zum ersten Mal gemeinsam an der Erstellung einer E-Mail-Marketingkampagne. Wenn Sie alle aus der Ferne arbeiten, müssen Sie Ihre Team-Tools sorgfältig auswählen und einsetzen, um sicherzustellen, dass das Projekt den Termin erfolgreich einhält.
Einpacken
Die Online-Zusammenarbeit funktioniert gut in einer Heimarbeitssituation wie der aktuellen. Mit einem deutlichen Aufschwung der Arbeit von zu Hause aus haben wir das Glück, dass wir nicht mehr in der Zeit von E-Mail in einer Anwendung, Videokonferenzen in einer anderen, Dateifreigabe in einer anderen und so weiter sind.
Integration ist nicht nur ein Schlüssel zu Effizienz und Produktivität, sondern bietet auch Unterstützung für Fernarbeiter.
Wenn man Fernmitarbeitern die Werkzeuge gibt, die sie für die Team-Arbeit in Echtzeit benötigen, können die Teammitglieder ihre Projekte so natürlich wie möglich durchführen, anstatt mit den Werkzeugen zu kämpfen, um die Arbeit zu erledigen.
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(Mitgeliefertes Bild von Allie über Unsplash)
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